常見問題
關於忠意集團舉報專線
什麼是忠意集團舉報專線？
忠意集團舉報專線是一個保密報告工具，幫助忠意集團解決可能違反內部或外部法規（包括忠意集團行為準則）的做法或行動問題。
此舉報專線由Whispli提供。 https://generali.whispli.com/speakup
舉報專線支援忠意集團所在國家使用的語言。
為什麼我們需要忠意集團舉報專線？
- 通過建立開放的溝通渠道，我們可以促進積極公平的工作環境。
- 一個有效的舉報系統將加強我們的其他努力，以培養誠信和道德決策的文化。
- 研究顯示外部管理的舉報專線/網路表單經常被員工或第三方使用，是公司發現違反法規和道德行為不當非常有效的方法。
我可以用互聯網或電話匯報嗎？ 如果我不能上網怎麼辦？
是的，您可以通過電話或互聯網提交保密報告。
如果您無法使用能夠連接互聯網的電腦，或者如果您不願意使用電腦，您可以致電忠意集團舉報專線，該專線全年無休，24小時運作。
我可以匿名舉報嗎？
您可以選擇親身或匿名舉報。
然而，在可接受匿名舉報的情況下，忠意集團認為，如果提交報告者願意透露其身份，將能有效地調查任何舉報。 集團承諾保護舉報人的身份。
報告-概述
我應該報告什麼類型的情況？
忠意集團舉報系統提供員工和第三方舉報任何您認為在誠信原則下，跟法律、行為準則或其他內部政策方面不當或不一致的行為或做法。
報告必須在對關注事項或違規情況的描述中提供充分詳細說明。
不應該通過這個渠道報告什麼？
不要使用此舉報專線/網上表單報告對生命或財產造成即時威脅的事件。請留意此渠道可能未能提供即時回應。如果您需要緊急援助，請聯繫當地有關機構。
請注意，此渠道不適用於客戶提交與忠意集團所提供之產品或服務相關的理賠或投訴事項。如有以上情況，請依照合約文件中所指定的方法進行查詢或報告。
此外，員工不應通過此工具提交與對其績效評估/職業發展不滿意相關的報告，除非與違規行為相關，也不應提交與員工個人生活與工作活動相關的報告。
我不確定我所觀察或聽到的是違反內部或外部法規，還是涉及不道德行為，但這對我來說並不適當。 我該怎麼辦？
您可以諮詢公司的合規主管或通過忠意集團舉報專線提交報告。
如果，作為一名員工，我意識到了一個違規行為，難道我不應該直接向我的經理報告並讓他/她處理嗎？
您可以向直屬上司或人力資源部門提出任何疑慮。然而，可能存在某些情況，您不希望以這種方式報告問題（例如存在利益衝突）。
如果由於任何原因，您不願意與直屬上司或人力資源部門分享您的疑慮，或者您認為該疑慮非常重要或未得到妥善處理，您應該聯繫合規主管或集團合規部門。合規主管作為獨立控制職能的負責人，將根據內部和外部要求以專業的方式管理報告和相關調查。
任何相關信息應該迅速提交給最接近問題源頭的人。在大多數情況下，他們能夠有效調查和解決問題，及時進行調查並提出適當的措施。這原則有助促進良好溝通和企業社會責任的文化。
我還能向誰彙報工作？
您可以通過以下渠道聯繫集團合規部：
我為什麼要報告我所知道的？ 對我有什麼好處？
我們都有權在良好的環境中工作，同時也有責任在在工作場所以及與第三方的關係中，以正確和道德的方式處理事情。
因此，我們有權和責任讓相關人士知道。不當行為可能會影響集團的營運和聲譽，危及我們的業務和與利益相關者的關係。
高級管理層真的希望我舉報嗎？
當然希望。 事實上，他們需要你舉報。 您可能對一些可能引起關注的活動有初步了解。 您的舉報可以將對公司、我們的員工和第三方可能造成的負面影響降到最低。
作為一名員工，我應該擔心提交報告的後果嗎？
集團嚴格禁止對任何以真誠提交報告的員工進行報復行為，無論舉報涉及何人。
如果我在提交報告後記得這件事的一些重要內容呢？ 或者，如果案件負責人對我的報告有進一步的疑問呢？
當您在忠意集團舉報專線提交報告時，您將被要求選擇一個使用者名稱和密碼來創建您的Whispli收件箱。 您可以再次返回您的Whispli收件箱，並訪問你原本的報告，以添加更多詳細資訊或回答負責案件的合規主管提出的問題，並提供進一步的信息來幫助解決未解決的問題。 我們強烈建議您在指定的時間內返回網站回答進一步的問題。 如果你選擇提交匿名報告，您可以與負責調查的合規主管進行 “匿名對話”。
如果在調查之後發現該關注事項是沒有根據的，會發生什麼？
如果沒有依據或不合理舉報，相應的合規主管會駁回報告。 與任何報告相關的文件將不再保留。
如果在調查後發現該關注事項是準確的，會發生什麼？
如果報告被證實屬實，合規主管將提議實施補救措施，評估是否需要根據法律和內部規定採取紀律處分措施。 行政總裁或相應的行政機構將作出最終決定。
與任何報告相關的所有文件將不再保留。
如果在調查完成後，您對結果不滿意，該怎麼辦呢？
如果因為任何原因您對調查結果不滿意，請聯繫您的合規主管。
請注意，如果您在歐盟地區，您可以向國家主管機構進一步跟進。在這種情況下，請參考您所屬的Generali官網以獲取更多詳細資訊。
報告安全性
據我所知，我從公司電腦發送的任何報告都會生成一個伺服器日誌，顯示我的電腦所連接的每個網站，此日誌不會將我識別為報告發起人嗎？
忠意集團舉報專線系統不產生或保留任何包含IP地址的內部連接日誌，因此無法提供將您的電腦與忠意集團舉報專線相關聯的任何信息。我們使用高規格AES256加密保護您的資料。您的IP地址每次都會被刪除，從不儲存在我們的伺服器或日誌中。
合規職能部門已要求 IT 部門不要跟踪通過內部 VPN 與 忠意集團舉報熱線的任何連接。
如果您仍然不願意在您的工作電腦上進行報告，您可以選擇在我們的工作環境之外使用您的個人設備（例如在網吧、朋友家等）通過忠意集團舉報專線網頁安全地進行舉報。
我擔心我通過忠意集團舉報專線提供的資訊最終會洩露我的身份。 你如何向我保證這不會發生？
忠意集團舉報專線系統能夠保護匿名性。 然而，如果您希望保持匿名，作為報告人，您可以選擇不透露您的身份。
電話熱線也保證匿名嗎？
對。您需要提供的資料與您在互聯網的提交報告相同，訪問員將於忠意集團舉報專線網頁上輸入您提供的資料。 這些報告將採取與網頁提交報告相同的安全措施。
我怎樣才能確定自己的身份？
網頁表單中有一個部分可以填寫您的身份信息。
如果您以電話方式聯絡專線，您可以向訪問員透露你的身份。
保密和資料保護
提交的舉報和資料是否保密？
是的，無論您使用哪種專用的舉報渠道，您的舉報、可能的跟進措施以及您的資料，以及相關個人的資料，都將按照忠意集團資料保護政策以及適用的資料保護法規進行保密處理。
請參閱忠意集團舉報隱私聲明 (xxx)。
報告中應包括哪些資訊？
您只應提交對所提出關注事項進行調查所需的資訊，例如，除非嚴格要求並直接與該關注事項相關，否則不應提交有關個人私生活或敏感資料（包括其健康或性生活的詳細資訊）。 您還應避免提交與所提出的關注事項無關的個人資訊。
這些報告會轉交那裡？ 誰可以訪問它們？
報告直接輸入第三方服務提供者（Whispli）的安全伺服器，以防止任何可能的安全漏洞。
這些資訊只能由需要訪問資料以履行其工作職責的人員審查和使用，並根據忠意集團處理舉報管理流程或法律要求進行。這些人員包括合規主管和其他職能部門的人員，他們僅在需要處理案件的情況下方可訪問，範圍限於Assicurazioni Generali S.p.A.或其受控集團公司的人員。
這些資訊有可能儲存在Whispli、Assicurazioni Generali S.p.A.和忠意集團公司。
在所有情況下，報告將按照忠意集團的要求予以保密處理進行保密處理，詳情請瀏覽《忠意集團管理報告事項流程》。
資料會轉移到國外嗎？
這些資料可能需要在忠意集團和/或其海外專業顧問中分享報告的詳細資訊。 如果出現這種情況，它將會遵守資訊保護法規和Assicurazioni Generali S.p.A.及其集團公司將採取適當措施確保資料的保密性。
報告的細節是否會與報告中指定的人員共用？
為了公正地審查一個關注事項，有需要通知受指控的人，以便他們能夠對這些關注事項作出回應。
我們將根據提供的授權和適用法律採取一切合理措施，保護您的身份。
我如何才能訪問我提供的資訊？
提交關注事項時，系統將為您提供獨特PIN碼並提示您輸入密碼。 您可以使用這些資料來查看和補充報告的詳細資訊。
您可以通過登入系統或致電舉報專線，申請行使對資料的訪問權，或者在某些情況下要求修改或刪除資料。 您的要求將傳送給忠意集團相關的合規主管，然後該主管會向您提供相關的人員的聯繫方式。