忠意集團管理關注事項報告流程
1.介紹
本文件闡述了忠意集團 （Generali Group） 根據集團行為準則管理有關經由舉報渠道報告的關注事項所採用的管理流程。
以非正式處理的問題
在大多數向直屬經理或人力資源（HR）部門舉報的案例中，舉報人都希望將由他們以非正式的方式解決，而不會擴大到其他部門。 基於問題的嚴重性、性質或者涉及利益衝突導致經理或人力資源部門無法通過非正式的方式解決，該問題將交由合資格的合規主管（1） 進行處理。
有關違反適用的法律必須報告給合資格的合規主管。
(1) 集團的合規管理政策規定合規職能部門獨立於任何其他運營職能部門。 合規主管向Administrative, Management and Supervisory Body (AMSB)報告。
舉報渠道
忠意集團 （Generali Group） 提供以下舉報渠道供向所屬管理層彙報的合規職能部門舉報關注事項
- 當地合規部門
- 集團合規部門
- 郵寄方式: Group Compliance - Business Integrity - Via Machiavelli, 3, 34132 Trieste.
- 忠利集團舉報專線
- 以網上方式提交表格或致電忠意集團所在國家的電話號碼，網址為https://generali.whispli.com/speakup)
初步分配案例
一經舉報，案例將會經過評估，以安排由資格的合規主管處理該問題。
案件將根據忠意集團 （Generali Group） 內部處理問題規定進行分配，而於一般情況下案件將交由當地的合規主管進行處理，但以下情況除外：
案例涉及 | 舉報將被分配給 |
地區合規人員 | 區域合規主管 |
區域合規主管以及任何當地的行政總裁或AMSB成員 | 集團合規主管 |
集團行政總裁、集團合規主管以及集團合規主管會向其報告的任何其他人員 | 忠意集團董事會主席 |
通過忠意集團舉報專線舉報的案件將根據上述規定自動分配給相應的合資格的合規主管。
區域和集團合規主管可能位於與事件發生地不同的國家，但所有信息將根據適用司法管轄區的法規進行處理。
分配案例所需的詳細信息
舉報人在提交關注事項時應提供下列資訊，以協助進行案例分配：
- 舉報人所在國家;
- 舉報的違規案例所在國家;
- 舉報涉及的忠意集團 （Generali Group） 公司;
- 案件中是否涉及高級管理層和/或合規部門；
- 對案件的描述。
上述資訊將有助於判斷案件的舉報渠道是否受到當地法規的限制。
舉報人提供的所有信息應該是透明的、易於理解的和可靠的。這將有助於及時和全面地處理案件。例如，除非嚴格要求或直接與舉報事項相關，否則不應提交涉及個人私生活或敏感（包括健康或性生活）的資料。
案件的評估
案件將進行初步評估，以確保有適當的合規職能來處理案件，並確保案件具有足夠的細節以進行調查。
完成初步評估後，合規職能人員將開始調查案件。
案例的評估與調查必須在最高機密性的情況下進行，僅合規職能部門可接觸相關信息並且嚴格限制只有需要知情的其他人員才可分享。
補救措施
隨著調查的開展，合規職能部門將提出所需採取的補救措施。
如需進行紀律處分，合規職能部門將會與人力資源部門合作。
所有的補救措施都將提交給相應的公司組織(例如：行政總裁/AMSB)作最終決定。
舉報工具
除了以非正式方式處理的案件之外，所有在忠意集團 （Generali Group） 內部舉報的案件都會被記錄在舉報工具上。
查閱個案的許可權將視情況而定，僅合規職能部門有權查看，並且僅限需要知情的相關人員處理調查事項。
舉報工具由第三方供應商通過位於歐盟內的伺服器託管。
報告
舉報工具可按當地、地區及集團級別生成定期報告。 報告僅限於提供與案件相關的一般詳情，例如收到舉報的案件數量，這些案件根據所涉指控的類型或者國家進行分組。
報告不包含任何所涉人員的身份等與案例有關的任何個人資訊（例如所涉人員的姓名）。
結案
一旦結案，舉報工具中的個人資料將根據適用的內部和外部地方法規進行儲存和刪除。
如果因完成補救措施或根據當地法規的要求需要保留個人資料，這些資料可能會由相關職能部門保存於舉報工具之外，同時符合適當的要求保留有關資料。。